Sneller geholpen worden door de klantenservice? 4 handige tips!

Vandaag de dag consumeren we meer dan ooit. Producten, maar ook diensten worden massaal afgenomen, met name online. Denk aan diensten als Spotify of Netflix. Ook schieten webshops als paddenstoelen uit de grond. Ideaal als je iets nodig hebt, maar de keerzijde is dat we ook veel dingen kopen die we eigenlijk niet nodig hebben. Daarnaast weet je nooit precies wat je ontvangt. De kwaliteit is namelijk niet altijd zoals verwacht. Ook kunnen er dingen misgaan bij de bezorging: je pakketje raakt kwijt of komt beschadigd aan.

In zulke gevallen neem je natuurlijk contact op met de klantenservice. Denk bijvoorbeeld aan het bellen van de DHL parcel klantenservice of het opnemen van contact met PostNL. Helaas zijn lange wachttijden en gesprekken met AI-medewerkers tegenwoordig eerder regel dan uitzondering. Wil je sneller geholpen worden? Met de onderstaande tips – én met behulp van Klantenservice Spot – vergroot je de kans op een snelle en efficiënte afhandeling van jouw vraag.

1. Sla de AI-chatbot over

Sinds de komst van AI is er behoorlijk wat ophef ontstaan. Dat is niet zo vreemd. AI is namelijk niet altijd even betrouwbaar en kan de plank soms misslaan. Op het gebied van klantenservice wordt AI veel ingezet, wat niet altijd in het voordeel van de klant werkt.

Voor standaardvragen kan een chatbot prima functioneren. Maar heb je een uniek of complex probleem? Dan is de kans groot dat je vastloopt in standaardantwoorden. Ons advies: probeer zo snel mogelijk een echte medewerker te spreken. Vaak kun je dit direct in de chat aangeven.

Via Klantenservice Spot vind je bovendien handige informatie over hoe je direct bij de juiste afdeling uitkomt, zodat je minder tijd kwijt bent aan eindeloze keuzemenu’s of bots.

2. Bellen is (vaak) sneller

Staat er een (mobiel) telefoonnummer op de website? Dan is bellen meestal de snelste optie. Het nadeel is dat je niet direct bewijsstukken kunt meesturen, maar bij urgente vragen is telefonisch contact vaak effectiever dan e-mail of chat.

Veel mensen denken dat bellen altijd geld kost, maar dat is niet per se zo. Er zijn regelmatig gratis of lokale nummers beschikbaar. Ook hierbij kan Klantenservice Spot helpen door duidelijk weer te geven welke contactmogelijkheden er zijn en of er kosten aan verbonden zijn. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

3. Blijf rustig en vriendelijk

Wanneer er een probleem optreedt, is dat natuurlijk frustrerend. Het kost tijd en energie, en daar zit je meestal niet op te wachten. Toch is het belangrijk om dit niet af te reageren op de medewerker. Zij zijn niet persoonlijk verantwoordelijk voor het probleem en willen je juist helpen.

Blijf daarom rustig en vriendelijk. De kans is groot dat een medewerker nét wat extra moeite voor je doet wanneer het gesprek prettig verloopt. Een positieve houding werkt vaak in je eigen voordeel.

4. Noteer belangrijke details

Bij telefonisch contact kun je geen bewijsstukken meesturen en heb je niet automatisch iets zwart-op-wit. Daarom is het verstandig om zelf belangrijke informatie te noteren. Denk aan de naam van de medewerker, gemaakte afspraken en een eventueel casus- of referentienummer.

Moet je later opnieuw contact opnemen? Dan kun je met deze gegevens snel verder waar het vorige gesprek is gebleven. Dat scheelt tijd én frustratie.

Door slim gebruik te maken van bovenstaande tips en vooraf de juiste contactinformatie op te zoeken via Klantenservice Spot, vergroot je de kans dat je snel en efficiënt geholpen wordt. Zo wordt contact opnemen met de klantenservice een stuk minder stressvol.